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Aufzeichnungspflichten

Finanzgericht konkretisiert Kassenmängel bei Friseurbetrieb

Bei bargeldintensiven Handwerksbetrieben wie bei Friseuren, Bäckern oder Metzgern liegt der Fokus bei Betriebs- und Umsatzsteuerprüfungen auf den Aufzeichnungen zur Kassenführung. Das Finanzgericht Münster hat aktuell in einem Urteil typische Mängel eines bilanzierenden Friseurbetriebs aufgezeigt, die zur steuerlichen Unwirksamkeit der Kassenaufzeichnungen und damit zu Zuschätzungen zum Gewinn und Umsatz führen.

Die folgenden Grundsätze und Stolpersteine zur elektronischen Kassenführung, können dem rechtskräftigen Urteil des Finanzgerichts Münster vom 29.3.2017 (Az. 7 K 3675/12 E, G, U) entnommen werden.

Fehlende Kassenprotokolle können bereits zur Unwirksamkeit der Kassenaufzeichnungen führen

Ein erster Stolperstein für den vom Finanzamt geprüften, bilanzierenden Friseurbetrieb waren die fehlenden Kassenprotokolle für die von ihm verwendete PC-Kasse. Um Manipulationsmöglichkeiten an den Kassenaufzeichnungen auszuschließen hätte der Friseur alle Protokolle aufbewahren müssen, die alle nachträglichen Änderungen des Kassenprogramms dokumentieren. Ohne diese Protokolle kann die Manipulation der Kassendaten nicht zu 100% ausgeschlossen werden, was wiederum zu Zuschätzungen des Finanzamts zum Umsatz und Gewinn führt und Steuernachzahlungen nach sich zieht.

Die Richter des Finanzgerichts Münster führen zu der Thematik „Aufbewahrung von Protokollen“ Folgendes aus:

  • Im Rahmen der steuerlichen ordnungsgemäßen Kassenführung ist der Steuerpflichtige dazu verpflichtet, die Unterlagen aufzubewahren und auf Anforderung vorzulegen.
  • Steuerpflichtige müssen deshalb regelmäßig überprüfen, ob das von ihnen verwendete Kassensystem den Anforderungen der Finanzverwaltung entspricht.
  • Die notwendigen steuerlichen Anforderungen sind in den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung zu entnehmen.

Mit anderen Worten: Wer sich nicht laufend darum kümmert, dass seine Kassensoftware manipulationsunfähig ist, riskiert steuerlich die Unwirksamkeit der Kassenführung. Der Unternehmer ist hier in der Beweislast.

Fehlende laufende Nummerierung und fehlende Trinkgeldaufzeichnungen

Zum Verhängnis wurde dem Friseur bei der Kassenführung über eine PC-Kasse auch, dass er zwar tägliche Kassenberichte erstellt hat, aus denen die Bareinnahmen getrennt nach verschiedenen Bereichen sowie die Ausgaben ersichtlich waren. Doch eine fortlaufende Nummerierung erfolgt nicht. Außerdem erfasste der Unternehmer die vereinnahmten Trinkgelder nicht.

Hinweis: Trinkgelder der Kunden an den Unternehmer selbst, stellen steuerpflichtige Betriebseinnahmen dar und sind umsatzsteuerpflichtig.

Es reicht also nicht aus, die Trinkgelder in einem Trinkgeld-Sparschwein zu sammeln, einmal im Monat zu zählen und dann der Kasse zuzuordnen.
Die Trinkgeldzahlungen müssen wie die übrigen Einnahmen täglich in der Kasse aufgezeichnet werden.

Kassenaufzeichnungen müssen Verprobungen durch das Finanzamt standhalten

Ein weiteres Indiz dafür, dass die Kassenaufzeichnungen steuerlich nicht ordnungsgemäß sein können, sind Ungereimtheiten bei Verprobungen des Finanzamts, die vom Unternehmer nicht begründet werden können. Die Prüfer der Finanzämter greifen vor allem auf die Richtsatzsammlung des Bundesfinanzministeriums zurück und vergleicht die tatsächlichen Rohgewinnaufschlagssätze mit den üblichen Aufschlagssätzen. Fällt der Unternehmer auf bei dieser Verprobung durch, sind Zuschätzungen zum Umsatz und Gewinn nicht mehr zu verhindern.

Verhaltensknigge bei drohenden Zuschätzungen wegen Kassenmängeln

Droht das Finanzamt wegen fehlender Aufzeichnungen oder wegen fehlender Kassenprotokolle zu Programmänderungen in der Kassensoftware zu Zuschätzungen zum Umsatz und Gewinn, empfiehlt sich in der Praxis folgende Vorgehensweise:

  • Bestehen Sie nach einer Betriebsprüfung stets auf eine Schlussbesprechung.
  • Bei dieser Schlussbesprechung sollte Ihr Steuerberater einen Kompromiss mit dem Finanzamt suchen, mit dem beide Seiten leben können.
  • Finden Sie einen Kompromiss und fürchten, dass die nächste Prüfung im Raum steht, beantragen Sie für diese Jahre eine tatsächliche Verständigung mit dem Finanzamt. Hier sagt Ihnen das Finanzamt die Zuschätzungen für die noch offenen Jahre zu und Sie müssen keine Angst haben, dass ein neuer Prüfer vor der Türe steht und noch höhere Zuschätzungen vornimmt.
  • Bei dem Kompromiss sollte stets auch im Vordergrund stehen, dass das Finanzamt kein Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung einleitet. Das funktioniert jedoch meist nur dann, wenn Sie das erste Mal geprüft wurden und Sie Ihren steuerlichen Aufzeichnungspflichten anstandslos nachgekommen sind.

Praxis-Tipp: Selbst wenn noch keine Betriebsprüfung ansteht, sollten Sie unbedingt das Gespräch mit Ihrem Steuerberater suchen und das Thema „Steuerliche Kassenführung“ auf Herz und Nieren überprüfen lassen. Nur so lassen sich Fehler abstellen und Sie können der nächsten Prüfung des Finanzamts gelassener entgegensehen.

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